Politique de confidentialité

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation. Cette personne veille au respect de la présente politique et traite les demandes d'accès, de rectification et les plaintes.

3. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre dossier de financement et à la prestation du service. Selon votre rôle, ceux-ci peuvent comprendre :

• Renseignements d'identification : nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, langue de correspondance.
• Renseignements financiers et immobiliers : revenus, dettes, actifs, états financiers, baux, évaluations, informations sur les immeubles visés.
• Renseignements sur l'entreprise : dénomination sociale, structure de propriété, documents constitutifs, états financiers d'entreprise.
• Documents justificatifs : tout document que vous téléversez dans le cadre de votre dossier.
• Renseignements de compte : identifiants, paramètres d'authentification à deux facteurs, préférences linguistiques.
• Renseignements techniques : adresse IP, journaux de connexion et d'activité, conservés à des fins de sécurité et de traçabilité.

4. Fins de la collecte

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• monter, analyser et traiter votre dossier de financement hypothécaire;
• communiquer avec vous au sujet de votre dossier et des documents requis;
• produire des analyses et des estimations à votre demande;
• transmettre votre dossier aux prêteurs et assureurs pertinents, avec votre consentement;
• assurer la sécurité de la Plateforme, prévenir la fraude et détecter les accès non autorisés;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et déontologiques, notamment en matière de tenue de dossiers.

5. Consentement

Nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque la loi nous autorise ou nous oblige à agir autrement. En téléversant un document ou en transmettant un renseignement, vous consentez à son traitement aux fins décrites ci-dessus.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Le retrait de votre consentement peut toutefois nous empêcher de poursuivre le traitement de votre dossier.

6. Communication à des tiers

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons qu'aux personnes et organisations qui doivent en prendre connaissance dans l'exercice de leurs fonctions, notamment :

• les prêteurs, assureurs hypothécaires et institutions financières auprès desquels votre demande est présentée, avec votre consentement;
• les professionnels participant à votre dossier (évaluateurs, notaires, comptables, conseillers juridiques), lorsque requis;
• nos fournisseurs de services technologiques agissant pour notre compte, notamment nos fournisseurs d'hébergement documentaire et de gestion de la relation client (Zoho) ainsi que notre fournisseur d'envoi de courriels transactionnels (SendGrid);
• les autorités compétentes, lorsque la loi l'exige.

Nos fournisseurs sont liés par des engagements contractuels de confidentialité et ne peuvent utiliser vos renseignements qu'aux fins pour lesquelles nous les leur confions.

7. Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services peuvent héberger ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment au Canada, aux États-Unis ou dans l'Union européenne.

Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de nous assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, conformément à la Loi 25. Vous pouvez obtenir plus de détails à ce sujet en écrivant à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

8. Décisions automatisées

La Plateforme met à votre disposition des outils de calcul et d'analyse, dont des estimations de valeur économique. Ces outils produisent des résultats indicatifs qui appuient l'analyse de votre courtier.

Aucune décision d'octroi ou de refus de financement n'est prise exclusivement sur la base d'un traitement automatisé. Si une telle décision devait survenir, nous vous en informerions et vous auriez le droit de présenter vos observations et de demander la révision de la décision par une personne physique.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements traités :

• authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les comptes;
• chiffrement des communications entre votre navigateur et nos serveurs (HTTPS/TLS);
• contrôle d'accès par rôles et permissions, limitant chaque utilisateur aux dossiers qui le concernent;
• journalisation des accès et des activités sensibles;
• surveillance des tentatives d'accès non autorisées et blocage des adresses malveillantes.

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Nous vous invitons à protéger vos identifiants et à nous signaler sans délai toute activité suspecte.

10. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis pendant les durées imposées par la réglementation applicable au courtage hypothécaire et par les règles de prescription civile.

Une fois ces périodes écoulées, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

11. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en recevoir communication.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement au traitement, sous réserve des obligations légales.
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.
• Désindexation et cessation de diffusion : dans les cas prévus par la loi.
• Plainte : déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels.

Pour exercer l'un de ces droits, adressez votre demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous y répondrons dans un délai de 30 jours. Une vérification de votre identité pourra être requise avant le traitement de votre demande.

12. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, conformément à la loi, et nous prendrons les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences.

13. Témoins de connexion

La Plateforme utilise un nombre restreint de témoins strictement nécessaires à son fonctionnement. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni aucun outil de mesure d'audience tiers. Les détails figurent dans notre politique relative aux témoins.

14. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l'évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification importante, nous vous en aviserons par un moyen raisonnable.

15. Plaintes et recours

Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos renseignements personnels conformément à la loi, communiquez d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Si la réponse obtenue ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, à l'adresse cai.gouv.qc.ca.